ソート・データ検索・置換

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1　ツールバーによる簡易ソート

　1 つのキー項目(並び替えの基準となる項目)だけのデータの並び替え(ソート)のときは、ツールバーによっても行うことができます。

左図は、ツールバーにある「昇順で並び替え(左側)」、「降順で並び替え(右側)」ボタンです。ソート範囲を指定して、このボタンをクリックするだけでデータを並び替えることができます。

　この方法による並び替えは、ソート範囲を指定すると自動的にソートのキーが設定されます。また、ソートキーは複数列(行)のソートを行う場合でも 1 つしか設定できません。

ソート実行範囲	範囲の指定	設定されるソートキー
表全体	リスト内のどこかのセルをクリック	クリックしたセルの属する列項目
選択範囲のみ	ソート範囲のセルまたは列番号を選択	アクティブセルの属する列項目
指定列のみ	列番号をクリック	選択した列項目
注1)　ソート範囲で複数列を選択したときは、アクティブセルの属する列(左端列)がソートキーとなります。
注2)　昇順・降順の選択は、ソート実行範囲を指定後、昇順または降順ボタンをクリックします。
注3)　ソート実行範囲を表の一部分(セルまたは列範囲)とした場合はデータの相互の関係が失われることになりますので注意が必要です。

2　操作方法

1.　「ソート実行範囲」に従って「範囲の指定」を行います。
2.　昇順ソート(値の小さい方から大きい方へ並べかえる)ときは「A↓Z」ボタンをクリックします。
　　降順ソート(値の大きい方から小さい方へ並べかえる)ときは「Z↓A」ボタンをクリックします。

2　キーが複数項目のソート

1　データ並び替え(ソート)の基準

　並び替えのキー項目が複数あるときは、ツールバーによる方法ではソートができません。このような場合は、メニューの「データ(D)」「並び替え(S)」によってソートを実行します。
　なお、このメニューによるソートのキー項目は、最大 3 項目まで可能ですが、4 項目以上キー項目がある場合のソート方法は、次項で説明します。
　
　メニューの「データ(D)」「並び替え(S)」を選択すると、「並び替え」ダイアログボックス(下図)が表示されます。ダイアログボックス内の各項目の意味は下記のとおりです。

	「最優先されるキー」「2 番目に優先されるキー」「3 番目に優先されるキー」は、キー項目が複数あるときに、各項目の並び替え規準優先度を示します。　「昇順」「降順」は、値による基準で、「小→大(昇順)」「大→小(降順)」となります。　「範囲の先頭行」は、リストの先頭行に見出しがあるときは「タイトル行」、無いときは「データ」を選択します。「データ」を選択するとリストの先頭行を含めてソートします。　「オプション(O)」ボタンは、特別の並び替え方法や、詳細な指定を行うときに使用します。
「オプション」ボタンをクリックしたときにできる内容は、下記のとおりです。
	「並び替え順序の指定(U)」では、メニューの「ツール(T)」「オプション(O)」で作成した「ユーザー設定リスト」の登録順による並び替えを指定できます。　「大文字と小文字を区別する(C)」は、大文字・小文字を区別してソートするときに、チェックボックスをオンにします。　「方向」の「行単位(T)」オプションボタンをオンにすると、列の値をキーにして行を並べかえ、「列単位(L)」オプションボタンをオンにすると、行の値をキーにして列を並べかえます。　「方法」でふりがなにより並べかえるときは「ふりがなを使う(S)」オプションボタンをオンにします。

2　操作方法

　下図は、左図が元のリスト、右図が「クラス」を「最優先されるキー」、「身長」を「2 番目に優先されるキー」としてデータの並び替えを行った結果です。これを例として、並び替えの操作手順を示します。

1.　リスト範囲のどこかのセルをクリックします。
2.　メニューの「データ(D)」「並び替え(S)」を選択し、「並び替え」ダイアログボックスを表示します。
3.　「最優先されるキー」のボックス右端の▼ボタンをクリックして、データ項目名一覧から「クラス」を選択します。次に、ボックス右の「昇順(A)」オプションボタンをオンにします。
4.　「2 番目に優先されるキー」のボックス右端の▼ボタンをクリックして、データ項目名一覧から「身長」を選択します。次に、ボックス右の「昇順(C)」オプションボタンをオンにします。
5.　このリストには見出しがありますから、「範囲の先頭行」で「タイトル行(R)」のオプションボタンをオンにします。
6.　「OK」ボタンをクリックします。

　なお、この方法による場合も、リストの一部の範囲だけを指定してソートを実行するとデータ相互の関係が失われますので、注意してください。

3　キーが 4 項目以上のソート

　「並び替え」メニューによるソートは 1 回の処理ではキー項目が 3 つまでに限られていますが、ソートを段階的に実施することにより、4 項目以上のソートキーによる並べかえを行うことができます。

　たとえば、社員名簿を作成するときに、いろいろな基準で名簿への表示方法が考えられますが、一般的には、会社の組織、職の段階、採用年月日などの順で名簿登載順序が決められます。次のようなデータ項目名(A～Hはすべて数値による昇順コードとします)で人事記録ファイルが作成されている場合のソートの仕方を説明します。

A	B	C	D	E	F	G	H	I
営業所名	部名	課名	係名	役職段階	採用年月日	生年月日	社員番号	氏名

　ソートの優先順位は、「A」から「I」にいくに従って低くなるものとします。「AからF」までは同じ数値が複数ある可能性が高いため、「A」から 6 項目を「昇順」ソートします。
　

　［操作手順］

　キー項目が 4 項目以上あるソートを行う場合は、 3 つ以内の項目を 1 グループにして優先順位の低いグループから順番にソートを行います。ただし、同じグループ内では優先順位の高い項目を「最優先されるキー」に指定します。

1.　「C,D,E」の項目の並べかえを実行します。優先順位は「C,D,E」の順とします。
2.　次に「A,B,C」の項目の並べかえ実行をソートします。優先順位は「A,B,C」の順とします。

　なお、並べかえの操作は、上記「2 キーが複数項目のソート」の方法と同じです。

4　「ふりがな」によるソート

　漢字をソートする場合、既定値では文字コードによってソートされますが、漢字を入力したときの「ふりがな」によってもソートすることができます。

　左上図は、都市名をふりがなの使用・不使用によるソート結果を比較したものです。「都市名」の欄が元データ。「使用せず」欄がふりがなを使用しないでソートした結果、「使用」欄がふりがなを使用してソートした結果です。
　
　右上図は、都市名の先頭文字の「シフトJISコード」と漢字の「ふりがな」を表したもので、「昇順」欄の番号はそれぞれを昇順ソートしたときに表示される順序を示しています。

　ふりがなによるソートを行うには
1.　「2　キーが複数項目のソート」の「並べかえ」ダイアログボックスで通常の指定を行った後、「オプション(O)」ボタンをクリックします。
2.　「並べかえオプション」ダイアログボックスが表示されますので、「方法」の「ふりがなを使う(S)」オプションボタンをオンにします。
3.　「OK」ボタンをクリックします。

5　ユーザー設定リストによるソート

　ユーザー設定リストが登録されているときは、リストに登録されている項目の並び順によりソートを行うことができます。
　たとえば、指定都市名を北から順に並べたいときは、予め札幌市、仙台市、千葉市・・・広島市、北九州市、福岡市の順で都市名をユーザー設定リストに登録しておきます。

　なお、ユーザー設定リストによるソートができるのは、「最優先されるキー」にユーザー設定リストを指定したときだけです。
　

　［操作手順］

1.　ソート範囲を選択します。
2.　メニューの「データ(D)」「並び替え(S)」を選択します。
3.　「並び替え」ダイアログボックス(左下図)の「最優先されるキー」で、ユーザー設定リストの項目が入力されている()ラベル(列項目名)を選択し、その他必要な指定を行った後、「オプション(O)」ボタンをクリックします。
4.　「並び替えオプション」ダイアログボックス(右下図)の「並び替えの順序の指定(U)」編集ボックスの▼ボタンをクリックすると、ユーザー設定リストの一覧が表示されますので、ソートを行うリストを選択して「OK」ボタンをクリックします。
5.　「並び替えオプション」ダイアログボックスに戻ったら、「OK」ボタンをクリックくします。


下図は、都市名をユーザー設定リスト登録順に並び替えた結果です。

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